Home Office traduzido ao pé da letra, significa escritório em casa. É uma modalidade de trabalho que permite que pessoas e empresas se conectem à distância.
Muitas áreas já estão acostumadas a esta modalidade de trabalho, como por exemplo publicidade, design, jornalismo, fotografia e linguagem de programação. Mas com a pandemia do COVID-19, mais conhecido como Coronavírus que está se alastrando rapidamente pelo Brasil e outros países, muitas empresas tiveram que adotar, sem nenhum planejamento, o regime de trabalho Home Office.
Por isso, criamos esse guia prático, para guiar trabalhadores que foram pegos de surpresa, e precisam de uma hora para outra se acostumar com o trabalho em casa.
1-Delimite seu espaço
Escolha um local, ou no máximo 2 locais da sua casa e denomine-os como SEU ESCRITÓRIO. Caso tenha crianças e utras pessoas em casa, é importante que eles saibam que ali é seu espaço de trabalho. Isso vai lhe ajudar a determinar regras, horários de obrigações, horários de folgas e horários em que de fato esteja descansando junto com a sua família.
Explique às crianças que ali não é área para brincadeiras, que quando você estiver naquele espaço, estará trabalhando e não poderá dar muita atenção a elas.
Isso vai evitar também:
-Acidentes com as crianças e seus equipamentos de trabalhos,
-Falta de foco e atenção ao que você realmente precisa fazer,
-Imprevistos quando precisar fazer uma reunião online,
2- Crie regras para as crianças
Caso tenha filhos, você já deve imaginar que não será nada fácil dividir sua atenção com eles e com o seu trabalho. Claro que cada um tem sua própria maneira de criar seus filhos e suas regras individuais que podem funcionar para a sua família e não funcionar para as outras. Mas o importante é ter regras para que consiga focar o máximo possível de tempo em seu trabalho para que ele seja produtivo.
Além da dica anterior, sobre delimitar seu espaço de trabalho, também é importante delimitar o espaço para brincadeiras. Caso tenha filhos pequenos e não tenha ninguém que possa cuidar deles enquanto você trabalha, coloque os para brincar, assistir desenhos, ou fazer alguma atividade próximo ao seu espaço de trabalho, assim você conseguirá observá-los e não precisará se preocupar em ir a todo momento verificar o que estão fazendo. Com filhos maiores, é um pouco mais fácil, deixe-os em seu próprio espaço e apenas explique o que podem ou não podem fazer enquanto você estiver trabalhando.
A regra de explicar o que podem fazer também serve para crianças menores, a maioria pode demorar alguns dias para entender, mas com o tempo elas aprenderam e se acostumaram com essa nova rotina.
Dica de conteúdo GRÁTIS para entreter os filhos (não sei até quando estará disponível)
- Para os maiores:
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- Para os menores:
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3-Tenha um local de trabalho confortável
Uma das dicas mais importantes e que você se sinta confortável, afinal passará algumas horas do seu dia trabalhando neste local. Invista em uma cadeira confortável, mas se não puder investir no momento, almofadas no encosto e sobre o assento já ajudam bastante.
Escolha um lugar iluminado da sua casa, de preferência que tenha a entrada de sol em alguns minutos ou horas do dia. Isso vai fazer com que você se sinta disposto no trabalho, e te ajudará a procrastinar menos caso tenha problemas com isso.
Dê preferência à cômodos como sala ou cozinha, ou um lugar que não tenha uma cama. Muitas pessoas associam, irracionalmente, a cama com um lugar de descanso. E se o seu cérebro for desses que pregam esse tipo de peça, você vai ter mais vontade de dormir do que de trabalhar se ficar olhando o tempo todo para uma cama.
4-Organize sua casa
Parece bobeira, mas estar com a casa arrumada ajuda muito na sua produtividade. Então antes de começar a trabalhar, planeje-se para dar aquela geral em tudo que está muito bagunçado. Não precisa fazer uma faxina todos os dias, mas certifique-se de que pelo menos a sua cama esteja arrumada e a louça lavada. Experimente, e vai ver como isso faz bastante diferença na sua produtividade.
5-Organize seu espaço de trabalho
Assim como deixar a casa arrumada, é importante que seu espaço de trabalho também esteja organizado. Deixe todas as coisas que você precisará a sua vista, ou próximo à sua mesa de trabalho, para que não precise perder tempo procurando as coisas quando precisar delas.
Evite bagunçar sua mesa de trabalho em quanto estiver trabalhando. As vezes usamos cadernos, agendas, blocos de anotações, calculadoras… tudo ao mesmo tempo, mas sempre que não estiver usando, procure devolver o objeto ao seu lugar e só pegue novamente quando precisar dele. Muitas coisas em cima da mesa podem dar uma sensação de desespero ou ansiedade, além de ajudarem a tirar o foco do que você realmente precisa fazer.
6-Faça pausa de pelo menos 1h para o horário de almoço
É muito importante que você faça essa pausa. Quando você está no escritório da empresa, você sempre faz essa pausa, e quando não faz sente falta, não é verdade? Trabalhando em Home Office é a mesma coisa, você precisa dessa pausa, não só para se alimentar e se manter saudável, mas também para se desconectar um pouco das atividades e dar um pequeno descanso ao seu cérebro.
Se puder determinar um horário fixo para ser seu horário de almoço, melhor ainda. Dessa forma, você conseguirá parar tudo que estiver fazendo para ir almoçar, já que quando não se tem um horário fixo o mais comum é ficar adiando e ir almoçar cada dia em um horário diferente. Um horário fixo ajudará muito a sua mente a assimilar o que é horário de trabalho e o que é horário de descanso.
Caso tenha filhos, pode pensar em estender um pouco mais a sua hora de trabalho. Por exemplo, em vez de 1h, faça 1h30 por dia, assim além de conseguir se alimentar e alimentar eles, também poderá dar alguns minutinhos da atenção exclusiva que as crianças adoram.
7-Trabalhe em horário comercial
Determine seu horário de trabalho. Se você já tinha uma rotina de horário trabalhando no escritório da empresa, mantenha esses mesmos horários para não acabar trabalhando bem mais do que trabalhava quando precisava se deslocar.
Provavelmente você irá ou precisará incluir algumas outras tarefas domésticas nesse meio tempo, já que está em casa e a rotina agora é outra. Então, para que essas tarefas não atrapalhem sua produtividade, calcule o tempo que você levava para ir e voltar do escritório e use esse tempo separado para fazer essas tarefas. Mesmo que faça pausas no meio da sua rotina de trabalho, lembre-se que essas pausas não podem ultrapassar esse total de tempo que você calculou para poder usar em outras coisas diariamente.
8-Conheça alguns métodos de reunião online
Fazer reuniões online não é só coisa de filme futurista. É uma realidade bem comum na rotina de quem trabalha Home Office. Caso ainda não saiba como fazer isso, aqui vão algumas ferramentas:
O Skype é uma das ferramentas mais antigas de mensagens instantâneas e que continuou na ativa mesmo com o avanço da tecnologia.
Com essa ferramenta é possível fazer chamadas de vídeos e chamadas telefônicas gratuitas.
Também é possível o compartilhamento da tela do seu computador em tempo real, ou seja, você consegue mostrar para outra pessoa o que está fazendo no seu computador sem que essa pessoa esteja no mesmo espaço físico que você.
Além disso, também é possível criar grupos para conversar com mais de uma pessoa ao mesmo tempo.
Zoom
O Zoom é uma ferramenta de solução de comunicação em grupo, perfeita para a realização de apresentações corporativas à distância.
Com a ferramenta, é possível realizar videoconferências online com até 100 participantes (na versão gratuita) ao mesmo tempo. Isso, sem nenhuma perda de qualidade de áudio ou vídeo.
As reuniões podem ser feitas em salas de conferência, que comportam pessoas de várias organizações. O que pode ser uma excelente alternativa para reuniões com clientes, por exemplo.
A ferramenta funciona perfeitamente em todos os seus sistemas operacionais – PC, Mac, Linux, iOS e Android.
Google Hangouts
Uma das ferramentas mais utilizadas para apresentações remotas, o Hangouts, permite também o compartilhamento da tela. No entanto, só é possível compartir uma tela de cada vez.
O que pode tornar a exposição mais demorada, caso tenha mais de uma pessoa apresentando.
Porém, a sua vantagem é que pode ser ligado ao Google Docs, que permite edições compartilhadas de documento.
Assim, se durante a apresentação forem surgindo dúvidas ou considerações, elas poderão ser anotadas e compartilhadas entre todos os membros.
Scribblar
O Scribblar é uma ferramenta mais simples, muito utilizada para reuniões rápidas que não exigem informações por vídeo — ou seja, é um programa mais leve para o seu computador
Na ferramenta, todos terão acesso a um quadro em que poderão fazer suas anotações e que serão habilitados a conversar por chat ou por voz.
Ele é muito útil naqueles momentos quando um ou alguns dos membros estiverem em um local com conexão limitada de Internet.
Big Marker
O Big Marker é uma das ferramentas mais completas para apresentações remotas. Basicamente, você pode fazer uma sala de reunião online, na qual é possível configurá-la como pública ou privada.
Ou seja, caso seja necessário, apenas alguns membros terão acesso ao que você está mostrando, tendo a limitação por senha.
Nesse programa também é possível fazer chat por texto ou por áudio, conversar via webcam, escrever em um quadro branco, compartilhar arquivos e a sua tela.
A ferramenta dá maior controle ao criador da sala, o que pode ajudar na hora de limitar mais os participantes ao tema da reunião.
7-Conheça algumas formas de envio de arquivos online
Nem sempre é possível o envio de arquivos via e-mail, principalmente se eles forem muito pesados. Mas há diversas formas de se compartilhar arquivos com seus colegas de trabalho:
Com este serviço, você pode mandar uma pasta de arquivos grandes (o limite é de 2 GB) e guardá-la por até duas semanas. Além disso, é possível escolher até 20 contatos para mandar a mesma mensagem.
O processo é muito simples: você deve acessar o site, clicar no botão “+” para escolher os arquivos desejados, selecionar os contatos e informar o seu email. Depois disso, basta clicar em “Transferir” e pronto — fácil, não é?
Muitas pessoas já usam o Whatsapp para contatos profissionais, o que muitos ainda não sabem é que ele também é uma maneira fácil de se enviar arquivos de um computador para outro. Para isso, basta acessar o site web.whatsapp.com pelo seu computador.
Abra o aplicativo do WhatsApp no celular e procure pela função “WhatsApp Web”. Ela fica escondida no menu com três pontos no canto superior direito da tela no Android, ou em Configurações na tela do Iphone.
Toque em Escanear Código QR, e escaneie o código que aparecerá no site do whatsapp web do seu computador. O Whatsapp Web se conectará com a conta Whatsapp do seu celular e você pode fazer o Upload de arquivos que estão no seu computador e enviar para outras pessoas na janela de mensagens dessa pessoa.
O Google Drive, permite que você armazene diversos arquivos em nuvem. Esses arquivos podem ser separados por pastas e você consegue compartilhar uma pasta inteira com seus contatos ou apenas um ou alguns arquivos individuais de cada pasta.
Existem duas formas de compartilhar:
- A primeira é enviando por e-mail. É só procurar a opção de compartilhar com Pessoas, e digitar os e-mails que irão ter acesso ao arquivo.
- A outra forma e gerando um link de compartilhamento, que você pode copiar e enviar para quem você quiser.
O Google drive dá 15 gb de acesso gratuito para contas pessoais. E também há a opção de contratar contas empresariais com bem mais espaço de armazenamento
O armazenamento de arquivos e formas de compartilhamento do DropBox é bem parecido com o sistema do GoogleDrive.
Há alguns planos mensais, mas o plano gratuito já te dá a opção de armazenar até 2gb de arquivos, sincronizar sua conta em até 3 dispositivos diferentes além de é claro, a possibilidade de compartilhar os arquivos com quem você quiser.
Está pronto para começar a trabalhar remoto agora?